A. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TATA USAHA
1. Mengkoordinir pengelolaan keuangan sekolah
2. Mengurus kebutuhan fasilitas tata usaha sekolah
3. Mengatur pengurusan kepegawaian
4. Membina dan mengembangkan karier tenaga tata usaha sekolah
5. Mengurus kebutuhan fasilitas tata usaha
6. Menyiapkan dan manyajikan data statistik sekolah
7. Mengatur pelaksanaan kesekretariatan dan kerumahtanggaan
8. Mengatur administrasi hasil proses kegiatan belajar mengajar
9. Membantu kepala sekolah untuk mengembangkan sistem informasi sekolah
10. Mengatur administrasi kesiswaan dan beasiswa
11. Membantu pelaksanaan program K7
12. Membantu kepala sekolah dalam penyusunan RAPBS dan RIPS
REPOSISI TATA USAHA SEKOLAH
A. PENDAHULUAN
Kita tidak mungkin lari dari perubahan, karena perubahan akan selalu terjadi, dan orang yang tak mau berubah maka dia akan mati ditelan oleh perubahan itu sendiri.
Lingkungan strategis kita telah berubah baik menyangkut politik, social budaya, maupun ilmu dan teknologi , riilnya adalah demokratisasi, desentralisasi, tuntutan transparansi, akuntabel, kecepatan pelayanan dll. Demikian juga dalam bidang pendidikan mau tidak mau harus mampu menyesuaikan diri terhadap perubahan tersebut.
Kita tidak mungkin lari dari perubahan, karena perubahan akan selalu terjadi, dan orang yang tak mau berubah maka dia akan mati ditelan oleh perubahan itu sendiri.
Lingkungan strategis kita telah berubah baik menyangkut politik, social budaya, maupun ilmu dan teknologi , riilnya adalah demokratisasi, desentralisasi, tuntutan transparansi, akuntabel, kecepatan pelayanan dll. Demikian juga dalam bidang pendidikan mau tidak mau harus mampu menyesuaikan diri terhadap perubahan tersebut.
Sistim pendidikan disekolah kita sudah berubah baik menyangkut kurikulum, metode belajar, sumber belajar, sarana belajar dan juga kualitas SDM Guru dan siswa itu sendiri, semua telah berubah.
Apa yang harus berubah di Tata usaha sekolah ? salah satunya adalah system Ketatausahaan sekolah. Perubahan ini menyangkut managemen, operasional tata usaha, layanan public, pengelolaan data dan juga kebijakan terhadap tata usaha.
Reposisi tata usaha sekolah yang dimaksud adalah perubahan seluruh komponen tata usaha menyangkut pengetahuan, sikap dan prilaku dalam melaksanakan tugas agar mampu memenuhi kebutuhan dan dapat menjadi daya ungkit yang besar bagi peningkatan kualitas pendidikan di SMA Negeri 1 Bobotsari , bukan dalam artian reposisi personil TU.
Oleh karena itu diharapkan Tata Usaha SMA Negeri 1 Bobotsari menjadi komponen sekolah yang mampu memberi pelayanan administrasi yang cepat, tepat, berkualitas dan komprehensif
B. TUGAS POKOK TATA USAHA SEKOLAH
Sesuai Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 24 tahun 2008 tentang Kompetensi Teknis Tata Usaha Sekolah.
Tugas pokok tata usaha adalah :
a. Melaksanakan administrasi kepegawaian
b. Melaksanakan administrasi keuangan
c. Melaksanakan administrasi sarana prasarana
d. Melaksanakan administrasi hubungan dengan masyarakat
e. Melaksanakan adminstrasi persuratan dan pengarsipan
f. Melaksanakan administrasi kesiswaan
g. Melaksanakan administrasi kurikulum
h. Melaksanakan administrasi layanan khusus
Apa yang harus berubah di Tata usaha sekolah ? salah satunya adalah system Ketatausahaan sekolah. Perubahan ini menyangkut managemen, operasional tata usaha, layanan public, pengelolaan data dan juga kebijakan terhadap tata usaha.
Reposisi tata usaha sekolah yang dimaksud adalah perubahan seluruh komponen tata usaha menyangkut pengetahuan, sikap dan prilaku dalam melaksanakan tugas agar mampu memenuhi kebutuhan dan dapat menjadi daya ungkit yang besar bagi peningkatan kualitas pendidikan di SMA Negeri 1 Bobotsari , bukan dalam artian reposisi personil TU.
Oleh karena itu diharapkan Tata Usaha SMA Negeri 1 Bobotsari menjadi komponen sekolah yang mampu memberi pelayanan administrasi yang cepat, tepat, berkualitas dan komprehensif
B. TUGAS POKOK TATA USAHA SEKOLAH
Sesuai Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 24 tahun 2008 tentang Kompetensi Teknis Tata Usaha Sekolah.
Tugas pokok tata usaha adalah :
a. Melaksanakan administrasi kepegawaian
b. Melaksanakan administrasi keuangan
c. Melaksanakan administrasi sarana prasarana
d. Melaksanakan administrasi hubungan dengan masyarakat
e. Melaksanakan adminstrasi persuratan dan pengarsipan
f. Melaksanakan administrasi kesiswaan
g. Melaksanakan administrasi kurikulum
h. Melaksanakan administrasi layanan khusus
C. KONDISI SAAT INI
Tata Usaha sebagai basis administrasi di sekolah saat ini ternyata masih banyak memerlukan pembenahan untuk memenuhi kebutuhan sekolah. Antara lain kebutuhan akan ketersediaan data sekolah secara lengkap dan akurat, kebutuhan akan pelayanan yang cepat dan tepat, belum memberikan peran yang optimal bagi perkembangan sekolah, masih “ ajeg “ seperti tak ada perubahan di sekelilingnya.
Hal-hal ini antara lain disebabkan oleh :
1. Pembagian tugas yang tidak mencakup seluruh kegiatan administrasi di sekolah
2. Tugas-tagas Ketatausahaan dikerjakan komponen lain
3. Pembagian tugas staff yang kurang jelas
4. Putusnya rangkaian adminsistrasi
5. Pandangan terhadap TU “ tidak penting”
6. Kemampuan yang “terbatas”
7. Tidak ada ada perencanaan dan evaluasi
8. Tidak adanya laporan kerja dari masing-masing komponen Tata Usaha yang kemudian sebagai dasar evaluasi.
9. Staff meeting belum dilaksanakan secara rutin.
D. REPOSISI SEBUAH JAWABAN
1. Reposisi dalam bidang pembagian tugas
Dalam pembagian tugas staff TU sebaiknya menyangkut seluruh administrasi sekolah dan kegiatan sekolah, sehingga setiap komponen dan kegiatan sekolah teradminstrasi di TU, maka pembagian tugas hendaknya mengacu kepada Peraturan Menteri Pendidikan Nasional nomor 24 tahun 2008
2. Repoisi dalam bidang system administrasi
Dalam system adminstrasi ada 2 hal penting yaitu pencatatan dan pelaporan. Dalam hal pencatatan dapat dilakukan terdesentralisasi namun harus dibarengi dengan pelaporan yang tersentral, sehinggaa data yang ada dapat diolah dan dianalisa dan selanjutnya menjadi bahan pengambilan kebijakan dan mengatasi masalah secara komprehensif oleh pimpinan.
3. Reposisi management TU
Dalam hal pelaksanaan management TU, yang diperlukan adalah :
a. Perencanaan kegiatan
Kegitan yang direncanakan akan memberikan kepastian pekerjaan dan memberi semangat bekerja, karena jelas apa yang akan dilakukan dan jelas apa yang diharapkan.
Perencanaan ini paling tidak sebulan sekali, seluruh staf membuat perncanaan sesuai dengan tugasnya.
b. Pengorganisasian kegiatan
Pengorganisaian oleh pimpinan, yaitu untuk singkronisasi dan saling mendukung dan saling terkait dalam melaksanakan tugas dan juga memberikan fasilitas dan dorongan yang dibutuhkan oleh staf
c. Penyusunan Laporan Kegiatan
Menyusun hasil atau realisasi kegiatan yang terdiri dari tugas yang telah direncanakan berupa catatan yang tersusun rapi dan sistematik.
d. Pengawasan kegiatan
Pengawasan dimaksudkan agar kemungkinan kesalahan dapat segera dibetulkan dan staf tetap dalam focus dalam perencanaannya.
e. Evaluasi kegiatan
Evaluasi kegiatan merupakan penilaian terhadap hasil kerja sesuai rencana yang telah disusun, melalui kegiatan
Staff meeting, yang dilaksanakan secara berkala ( mingguan/bulanan) .ü
Dalam kegiatan ini dibahas :ü
- Evaluasi kerja berdasarkan laporan hasil kerja
- Pembahasan permasalahan dari kegiatan yang telah dilaksanakan maupun yang belum terselesaikan.
- Kebijakan /Informasi terbaru
- Membuat rencana kerja ( minggu/bulan) untuk bulan berikutnya
4. Reposisi pandangan “tidak penting”
Pandangan “Tidak Penting” disebabkan bukan hanya berasal dari intern TU sendiri (skil yang kurang, SDM sedang, dll ) tetapi juga berkaitan dengan kebijakan pimpinan yang kurang memberikan peran TU dalam kegiatan-kegiatan di sekolah, hal ini juga memberikan kurang berkembangnya mental “ PD “ dan kemampuan personil yang ada.
Oleh karena itu perlu ada upaya, yaitu :
a. Peningkatan kualitas SDM TU
b. Mendorong staff TU untuk aktif dalam kegiatan sekolah
c. Pelibatan TU dalam kegiatan-kegiatan sekolah secara adil dan menyeluruh artinya setiap staf itu mempunyai pengalaman dalam setiap kegiatan sekolah baik semesteran maupun tahunan.
d. Mendorong pelaksanaan Tugas sesuai Permen Diknas N0. 24 tahun 2008
5. Reposisi WKS sebagai second manager bukan “ administrator”
Wakil Kepala Sekolah pada khakekatnya adanya Manajer ke dua setelah Kepala Sekolah, memang seharusnya hanya menangani managerial, tetapi pada kenyataannya administrasi WKS di kerjakan sendiri, padahal mestinya adminsistrasinya dikerjakan oleh staff TU sehingga mereka dapat focus sebagai second manajer dan juga sebagi guru.(seperti dicontohkan oleh Kepala Sekolah sendiri, yaitu seluruh administrasinya diserahkan kepada TU)
Untuk ini memang perlu perubahan pandangan dan pengertian bersama, sehingga staff TU merupakan bagian tidak terpisahkan dari kegiatan WKS itu sendiri
6. Reposisi Manual ke ICT
Pemanfaatan ICT merupakan suatu keharusan jika Tata Usaha tidak ingin tergilas oleh zaman, artinya bahwa dalam melaksankan tugas saat ini dituntut cepat, tepat, benar dan memuaskan. Untuk itu yang dibuthkan tidak hanya ketersediaan hadrwere nya namun juga peningkatan kemampuan staff terhadapat ICT.
E. Penutup
Tulisan ini hanya ulasan yang sangat singkat, namun mungkin dapat menjadi salah satu sumber renungan bersama. Tetapi pada khakekatnya kami ingin Tata Usaha SMA Negeri 1 Bobotsari mampu menjadi salah satu unsur yang memberikan daya dorong yang besar bagi peningkatan kualitas sekolah
Tata Usaha sebagai basis administrasi di sekolah saat ini ternyata masih banyak memerlukan pembenahan untuk memenuhi kebutuhan sekolah. Antara lain kebutuhan akan ketersediaan data sekolah secara lengkap dan akurat, kebutuhan akan pelayanan yang cepat dan tepat, belum memberikan peran yang optimal bagi perkembangan sekolah, masih “ ajeg “ seperti tak ada perubahan di sekelilingnya.
Hal-hal ini antara lain disebabkan oleh :
1. Pembagian tugas yang tidak mencakup seluruh kegiatan administrasi di sekolah
2. Tugas-tagas Ketatausahaan dikerjakan komponen lain
3. Pembagian tugas staff yang kurang jelas
4. Putusnya rangkaian adminsistrasi
5. Pandangan terhadap TU “ tidak penting”
6. Kemampuan yang “terbatas”
7. Tidak ada ada perencanaan dan evaluasi
8. Tidak adanya laporan kerja dari masing-masing komponen Tata Usaha yang kemudian sebagai dasar evaluasi.
9. Staff meeting belum dilaksanakan secara rutin.
D. REPOSISI SEBUAH JAWABAN
1. Reposisi dalam bidang pembagian tugas
Dalam pembagian tugas staff TU sebaiknya menyangkut seluruh administrasi sekolah dan kegiatan sekolah, sehingga setiap komponen dan kegiatan sekolah teradminstrasi di TU, maka pembagian tugas hendaknya mengacu kepada Peraturan Menteri Pendidikan Nasional nomor 24 tahun 2008
2. Repoisi dalam bidang system administrasi
Dalam system adminstrasi ada 2 hal penting yaitu pencatatan dan pelaporan. Dalam hal pencatatan dapat dilakukan terdesentralisasi namun harus dibarengi dengan pelaporan yang tersentral, sehinggaa data yang ada dapat diolah dan dianalisa dan selanjutnya menjadi bahan pengambilan kebijakan dan mengatasi masalah secara komprehensif oleh pimpinan.
3. Reposisi management TU
Dalam hal pelaksanaan management TU, yang diperlukan adalah :
a. Perencanaan kegiatan
Kegitan yang direncanakan akan memberikan kepastian pekerjaan dan memberi semangat bekerja, karena jelas apa yang akan dilakukan dan jelas apa yang diharapkan.
Perencanaan ini paling tidak sebulan sekali, seluruh staf membuat perncanaan sesuai dengan tugasnya.
b. Pengorganisasian kegiatan
Pengorganisaian oleh pimpinan, yaitu untuk singkronisasi dan saling mendukung dan saling terkait dalam melaksanakan tugas dan juga memberikan fasilitas dan dorongan yang dibutuhkan oleh staf
c. Penyusunan Laporan Kegiatan
Menyusun hasil atau realisasi kegiatan yang terdiri dari tugas yang telah direncanakan berupa catatan yang tersusun rapi dan sistematik.
d. Pengawasan kegiatan
Pengawasan dimaksudkan agar kemungkinan kesalahan dapat segera dibetulkan dan staf tetap dalam focus dalam perencanaannya.
e. Evaluasi kegiatan
Evaluasi kegiatan merupakan penilaian terhadap hasil kerja sesuai rencana yang telah disusun, melalui kegiatan
Staff meeting, yang dilaksanakan secara berkala ( mingguan/bulanan) .ü
Dalam kegiatan ini dibahas :ü
- Evaluasi kerja berdasarkan laporan hasil kerja
- Pembahasan permasalahan dari kegiatan yang telah dilaksanakan maupun yang belum terselesaikan.
- Kebijakan /Informasi terbaru
- Membuat rencana kerja ( minggu/bulan) untuk bulan berikutnya
4. Reposisi pandangan “tidak penting”
Pandangan “Tidak Penting” disebabkan bukan hanya berasal dari intern TU sendiri (skil yang kurang, SDM sedang, dll ) tetapi juga berkaitan dengan kebijakan pimpinan yang kurang memberikan peran TU dalam kegiatan-kegiatan di sekolah, hal ini juga memberikan kurang berkembangnya mental “ PD “ dan kemampuan personil yang ada.
Oleh karena itu perlu ada upaya, yaitu :
a. Peningkatan kualitas SDM TU
b. Mendorong staff TU untuk aktif dalam kegiatan sekolah
c. Pelibatan TU dalam kegiatan-kegiatan sekolah secara adil dan menyeluruh artinya setiap staf itu mempunyai pengalaman dalam setiap kegiatan sekolah baik semesteran maupun tahunan.
d. Mendorong pelaksanaan Tugas sesuai Permen Diknas N0. 24 tahun 2008
5. Reposisi WKS sebagai second manager bukan “ administrator”
Wakil Kepala Sekolah pada khakekatnya adanya Manajer ke dua setelah Kepala Sekolah, memang seharusnya hanya menangani managerial, tetapi pada kenyataannya administrasi WKS di kerjakan sendiri, padahal mestinya adminsistrasinya dikerjakan oleh staff TU sehingga mereka dapat focus sebagai second manajer dan juga sebagi guru.(seperti dicontohkan oleh Kepala Sekolah sendiri, yaitu seluruh administrasinya diserahkan kepada TU)
Untuk ini memang perlu perubahan pandangan dan pengertian bersama, sehingga staff TU merupakan bagian tidak terpisahkan dari kegiatan WKS itu sendiri
6. Reposisi Manual ke ICT
Pemanfaatan ICT merupakan suatu keharusan jika Tata Usaha tidak ingin tergilas oleh zaman, artinya bahwa dalam melaksankan tugas saat ini dituntut cepat, tepat, benar dan memuaskan. Untuk itu yang dibuthkan tidak hanya ketersediaan hadrwere nya namun juga peningkatan kemampuan staff terhadapat ICT.
E. Penutup
Tulisan ini hanya ulasan yang sangat singkat, namun mungkin dapat menjadi salah satu sumber renungan bersama. Tetapi pada khakekatnya kami ingin Tata Usaha SMA Negeri 1 Bobotsari mampu menjadi salah satu unsur yang memberikan daya dorong yang besar bagi peningkatan kualitas sekolah
Tidak ada komentar:
Posting Komentar